KI-gestützte Lösung für effizientes Wissensmanagement
Erfolgsgeschichte
Im schnelllebigen Bereich der Softwaredienstleistungen kann effektives Wissensmanagement über Erfolg oder Stillstand entscheiden. Scalefocus hat seine umfassende Expertise in der KI-Einführung genutzt, um eine anspruchsvolle KI-basierte Chatbot-Lösung zu entwickeln, die sowohl mit statischen als auch mit dynamischen Daten arbeitet und die operative Effizienz eines führenden Softwareentwicklungsunternehmens deutlich steigert.
Der KI-Bot ermöglicht sofortigen Zugriff auf Unternehmensdaten, Richtlinien und Branchen-Know-how. Er reduziert den Bedarf an menschlichem Eingreifen in operative und nicht projektbezogene Funktionen erheblich und senkt damit die Betriebskosten.
30% weniger interne Support-Anfragen
Bis zu 70% effizienteres Onboarding
Gesteigerte Produktivität der Software-Engineers
Der Kunde
Unser Kunde ist ein führender Softwaredienstleister mit globaler Präsenz auf mehreren Kontinenten. Das Unternehmen liefert maßgeschneiderte Softwarelösungen für die spezifischen Herausforderungen unterschiedlicher Branchen – von Fintech über das Gesundheitswesen und Energie & Versorgung bis hin zu E-Commerce. Ein erfahrenes Engineering-Team und tiefes Branchenwissen bilden die Grundlage dieses breiten Leistungsportfolios.
Das Engagement des Unternehmens für technologische Exzellenz spiegelt sich in einem Portfolio wider, das Fortune-500-Unternehmen ebenso umfasst wie dynamische Start-ups.
Die Herausforderung
Die zentrale Herausforderung bestand darin, organisationales Wissen, das häufig entweder in Systemen gebunden oder nur bei einzelnen Mitarbeitern vorhanden ist, effektiv zu bündeln, zu verwalten und nutzbar zu machen.
Das Unternehmen benötigte eine vielseitige KI-Lösung, die ad-hoc-Anfragen beantwortet, über verschiedene Kanäle zugänglich ist und sich mühelos auf unterschiedliche Organisationsebenen mit abgestuften Zugriffsrechten skalieren lässt. Dabei war es unabdingbar, dass alle Datenaustausche sicher, konform mit den Unternehmensrichtlinien und gegen die Preisgabe sensibler Informationen geschützt sind.
Die Lösung
Zu Beginn setzten wir das Scalefocus AI Adoption Framework sowie die Ergebnisse unserer KI-Readiness-Umfrage ein, um die Bereitschaft und Reife des Unternehmens für die KI-Integration umfassend zu bewerten und die konkreten Anwendungsfälle und Ziele des Kunden zu identifizieren.
Nach einem umfassenden Technologie-Audit und einer Nutzerbewertung gliederten wir die Lösung in mehrere Kernkomponenten:
KI-Assistent & Wissens-Container
Unser Team entwickelte einen hochgradig anpassungsfähigen KI-Chatbot, der nahtlos in die gesamte Organisation integriert werden kann. Er dient als zentraler Wissenscontainer für das gesamte Unternehmen und verarbeitet sowohl statische als auch dynamische Daten. Der Chatbot kommuniziert mit Nutzern über private Nachrichten in Microsoft Teams und beantwortet in Echtzeit ad-hoc-Anfragen zu Wissensbereichen, Know-how, Unternehmensrichtlinien, Vorschriften und Compliance-Rahmenwerken.
Da das Unternehmen Standorte in verschiedenen Ländern hat, berücksichtigt der KI-Assistent den lokalen Kontext und liefert maßgeschneiderte Antworten – abhängig von lokalen Arbeitsvorschriften, standortspezifischen Abläufen, der Jobposition und weiteren Faktoren. Er beantwortet Fragen zu Themen wie Elternzeit, Geschäftsreiserichtlinien, HR-Prozessen, Zeiterfassung, Datenschutzvorfällen, Whistleblowing-Prozessen und vielem mehr.
KI-Mentor
Die KI übernimmt die Rolle eines erfahrenen Entwickler-Buddys für Juniorentwickler. Das Tool analysiert und generiert Code und Skripte und gibt konstruktives Feedback zu Leistung, Wartbarkeit, Qualität und Sicherheit des Codes – und reduziert so die Wahrscheinlichkeit technischer Schulden.
Das Tool optimiert auch den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter, indem es maßgeschneiderte Tests auf Basis der Unternehmensrichtlinien erstellt. Nach Abschluss der Tests wertet der Chatbot die Antworten automatisch aus und erstellt Analyseberichte für Manager, die eine reibungslose Integration neuer Mitarbeiter in die Unternehmenskultur unterstützen.
KI-Karriere- & Entwicklungscoach
Der KI-Bot fungiert zudem als umfassender Karriere- und Entwicklungscoach. Er bietet Mitarbeitern vollständigen Zugang zum Lernangebot des Unternehmens und hilft ihnen, die für ihren Karriereweg notwendigen Kompetenzen zu identifizieren.
Technologische Aspekte: Die Plattform nutzt die Microsoft Graph API, liest Teams-Nachrichten und kann je nach Präferenz auch andere APIs einbinden. Datenpipelines versorgen den Bot täglich mit aktuellen Informationen. Für unterschiedliche Anforderungen kommen verschiedene KI-Modelle zum Einsatz, darunter ChatGPT (Versionen 3.5 und 4) sowie DALL·E 3 für die Bildverarbeitung. Zur Sicherung sensibler Daten erkennt und blockiert die Lösung proaktiv Anfragen, die vertrauliche oder personenbezogene Daten preisgeben könnten, und erstellt regelmäßige Sicherheitsberichte.
Die Ergebnisse
- 30% weniger interne Support-Anfragen – die KI-Lösung verbesserte den Zugang zu organisationalem Wissen deutlich und förderte eine Self-Service-Kultur im Unternehmen
- Gesteigerte Produktivität der Software-Engineers – durch täglich dutzende Code-Reviews, Code-Bewertungen, Sicherheitsanalysen und Rechercheanfragen
- Bis zu 70% effizienteres Onboarding – erhebliche Reduzierung der Zeit, die für die Integration neuer Mitarbeiter in Unternehmenskultur und -prozesse benötigt wird
- Reduzierte Betriebskosten – der optimierte Zugang zu Daten, Richtlinien und Fachwissen hat den Bedarf an menschlichem Eingreifen in operative Funktionen deutlich verringert
- Verbesserte Datensicherheit und Datenschutz – die gesamte Lösung wurde mit Sicherheit als oberster Priorität entwickelt und erfüllt vollständig die strengen Datenschutzrichtlinien des Unternehmens
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