Logistikunternehmen wird zum digitalen Transportdienstleister der nächsten Generation

Die Herausforderung

Die Transport und Logistikbranche gehört zu den am schwersten zu digitalisierenden Bereichen. Der Grund liegt vor allem in ihren schnellen, komplexen und eng verzahnten Prozessen. Von der ersten Transportanfrage über die Durchführung bis hin zu Reporting und Rechnungsstellung entstehen große Datenmengen, die für jede Abteilung geschäftskritisch sind.

Unser Kunde, ein mittelständisches internationales Transportunternehmen aus Bulgarien, arbeitete wie viele Marktteilnehmer mit einem Flickenteppich aus lose verbundenen Systemen und Excel-Tabellen. Das führte zu Informationssilos, zahlreichen fehleranfälligen Situationen und unnötigem Zeit- und Ressourcenaufwand. Fehlende durchgängige Abläufe gingen mit manueller Arbeit und ständigen Maßnahmen gegen Datenverlust einher. Diese Fragmentierung erschwerte Transparenz und Nachverfolgbarkeit erheblich. Für das Geschäftsmodell des Kunden waren die bestehenden Systeme und Ergänzungen nicht geeignet, weiteres Wachstum zu unterstützen.

Auf Basis seiner Erfahrung und einer Unternehmenskultur der kontinuierlichen Verbesserung suchte das Unternehmen nach einer technologischen Lösung, um diese Lücken zu schließen. Über längere Zeit fand es jedoch kein passendes TMS, weil die meisten Lösungen, vor allem auf dem lokalen Markt, weder flexibel noch umfassend genug waren. Das Ziel war eine ganzheitliche 360-Grad-Sicht auf das Geschäft in einer intelligenten zentralen Lösung, die die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen vereinfacht und vollständige Transparenz über alle Prozesse schafft. Gleichzeitig sollte das System so anpassbar sein, dass die bestehenden spezifischen Workflows erhalten bleiben, nur effizienter.

Zu den zentralen Herausforderungen gehörten:

• Ein Flickenteppich aus veralteten, starren Individualsystemen und Standardprodukten mit kaum vorhandener Integration
• Fehleranfällige manuelle Prozesse in zeitkritischen Bereichen wie Spedition und Disposition
• Aufwendiger Abschluss von Transporten und Monatsabrechnungen, Abstimmung von Transportdokumenten und Kostenzuordnung
• Hohe Abhängigkeit von Tabellen, um Systemlücken zu überbrücken, mit entsprechendem Risiko für kritische Daten
• Das Ziel, bis 2030 CO2-neutral zu werden und gleichzeitig unter volatilen wirtschaftlichen Bedingungen effizient zu bleiben
• Schwierigkeiten, das jährliche Wachstum im zweistelligen Bereich nachhaltig fortzuführen

Die Lösung

Viele TMS-Lösungen am Markt sind nicht auf die heutigen Anforderungen der Logistik ausgelegt. Sie sind oft unflexibel, nur begrenzt mobil nutzbar und lassen sich schwer mit wichtigen Drittsystemen wie GPS-Tracking integrieren. Deshalb brauchte der Kunde einen Partner, der nicht nur technisch, sondern auch fachlich beraten konnte.

Unsere Aufgabe war es:

• das Geschäftsmodell und die Schwachstellen des Kunden im Detail zu verstehen
• das passende Produkt auszuwählen
• einen umsetzbaren Anpassungsplan zu entwickeln
• die Einführung Schritt für Schritt zu begleiten

Scalefocus übernahm dabei zwei Rollen, Beratung und Product Ownership. Für die technologische Umsetzung arbeiteten wir mit OBS2Go zusammen, einem Anbieter einer skalierbaren und hochgradig anpassbaren ERP-Plattform. Gemeinsam entwickelten wir LogOS, eine End-to-End-Lösung für das Logistikmanagement.

In wöchentlichen Workshops stimmten Scalefocus, OBS2Go und der Kunde folgende Themen ab:

• Implementierungsstrategie
• Integrationsansatz
• Projektfortschritt
• nächste Schritte

Wichtig war, die Balance zwischen Best Practices und den bestehenden internen Prozessen des Kunden zu wahren.

LogOS vereint mehrere Module in einer zentralen Lösung:

• CRM
• TMS
• HR
• Finanz- und Rechnungswesen

Dadurch konnten wir das System gezielt an die spezifischen Prozesse des Kunden und an externe Systeme anpassen. Unser Product Owner, ein Logistikexperte mit über 20 Jahren Erfahrung, stellte sicher, dass alle Anpassungen präzise in konkrete Funktionen übersetzt wurden.

LogOS unterstützt heute unter anderem:

• Transportanfragen
• Disposition
• Flottenmanagement
• Fahrerarbeitszeiten
• Rechnungsstellung

Ein zentraler Vorteil des Systems ist die durchgängige Transparenz über den gesamten Transportzyklus eines Fahrzeugs.

Dazu gehören unter anderem:

• Lade- und Entladezeiten
• Fährverladung und Entladung
• Trailerwechsel
• Leerkilometer
• Kosten
• Route
• Tankstopps
• Zusatzkosten

Jeder Transportauftrag enthält damit alle wesentlichen Informationen in einem System. Das reduziert Kommunikationslücken und schafft eine verlässliche Datenbasis.

LogOS Systemmodule

• S/CRM
• Transport Management
• Fleet Management
• Warehouse / Depot Management
• HR
• Finance, Controlling & Accounting
• BI/Analytics
• Enterprise Collaboration
• Document Management
• Process Automation

Die Ergebnisse

Wichtig ist, dass kein Innovationsprojekt ohne die volle Bereitschaft des Unternehmens gelingt, aktiv mitzuarbeiten und die nötigen Ressourcen bereitzustellen. Unser Kunde entwickelte sich mit diesem umfassenden Digitalisierungsvorhaben zu einem echten Veränderungstreiber in der bulgarischen Transportbranche. Mit einer innovativen Lösung hat das Unternehmen den Weg für eine neue Art von Logistikgeschäft in der Region geebnet. Die Modernisierung von Systemen und Prozessen erfordert immer auch organisatorische und kulturelle Veränderungen, begleitet von professionellem Change Management. Genau dieses Verständnis brachte der Kunde mit. Er unterstützte unsere Arbeit aktiv und stellte Zeit und Fachwissen bereit, um den besten Implementierungsweg zu finden.

Das gemeinsam mit OBS2Go entwickelte Transport Management System LogOS bietet heute interaktive Informationen zu Abholung und Zustellung, Live-Updates zu Zeitplänen und vollständige Transparenz über alle Informationen. Es fungiert als zentrale Datenbasis für den gesamten Transportzyklus. Trotz der hohen Komplexität und Vernetzung der Prozesse ermöglicht es jedem Mitarbeiter, sich effizient auf seine Aufgaben zu konzentrieren, ohne Zeit mit atypischen Nebentätigkeiten zu verlieren.

Zu den wichtigsten Vorteilen von LogOS zählen:

• Bessere Transparenz über Lieferungen im gesamten Fulfillment-Prozess
• Nahtlose Zusammenarbeit über alle Abteilungen hinweg und dadurch flexiblere Entscheidungen
• Keine verpassten Chancen durch vollständige Verarbeitung von Transportanfragen
• Umfassende Nachverfolgbarkeit der Fahrzeuge, inklusive Transitproblemen und Statusupdates
• Geringere Verwaltungskosten und weniger Transportineffizienz durch Echtzeitlokalisierung verfügbarer Fahrzeuge für neue Anfragen
• Hohe Zugänglichkeit und starke User Experience auf Smartphone, Tablet und Desktop
• Weniger Fehler durch den Wegfall manueller Prozesse
• Echtzeit-Feedback zur Unternehmensperformance für das Management
• Vereinfachte Backoffice-Abläufe durch Automatisierung, einschließlich Reporting, Rechnungsstellung und Fahrervergütung